דוח שעות עבודה חודשי הוא טבלה של כל ימי החודש עם שעת כניסה, שעת יציאה וסך השעות בכל יום, שהעובד והמעסיק חותמים עליה. כאן בוחרים חודש ומדפיסים טופס ריק עם השבתות והחגים מסומנים, או מקלידים שעות ומקבלים חישוב של שעות נוספות 125% ו-150%, PDF וקובץ ל-Excel.
איך ממלאים דוח שעות חודשי
דוח נוכחות חודשי, או טבלת שעות עבודה, הוא שורה לכל יום בחודש: תאריך, יום בשבוע, שעת כניסה, שעת יציאה וכמה שעות עבד העובד. כך ממלאים אותו בכלי שלמעלה:
- בוחרים חודש ושנה. הטבלה נבנית לבד עם כל ימי החודש, והשבתות, החגים, ערבי החג וחול המועד מסומנים לפי הלוח העברי, כמו במחשבון ימי העבודה.
- רושמים את שם העובד, תעודת הזהות ושם המעסיק. הם יופיעו בראש הטופס המודפס.
- מי שרושם ביד מדפיס טופס ריק. בכל יום כותבים כניסה ויציאה, העובד חותם בעמודה ״חתימת העובד״, ומי שהמעסיק מינה לכך מאשר בעמודה ״אישור אחראי״.
- מי שרושם במחשב מקליד את השעות בשעון של 24 שעות. משמרת שנגמרת אחרי חצות נספרת עד למחרת, וההפסקה שלא נחשבת לשעות עבודה מנוכה לבד מכל יום של 6 שעות ומעלה.
- בסוף החודש מדפיסים או שומרים כ-PDF, ושני הצדדים חותמים. מי שמנהל את השכר בגיליון יכול להוריד את אותו דוח שעות עבודה לאקסל כקובץ CSV.
לבדיקה מהירה של יום אחד, או של כמה משמרות בלי טבלה של חודש שלם, יש גם מחשבון שעות עבודה.
מה חייב להופיע בדוח נוכחות
לפי סעיף 25(א) לחוק שעות עבודה ומנוחה, מעסיק חייב לנהל פנקס של שעות העבודה, שעות המנוחה השבועית, השעות הנוספות והגמול ששולם עליהן. החובה חלה על כל מי שמעסיק עובד לצורך עסק, משלח יד או שירות ציבורי, לפי הודעה שפורסמה מכוח סעיף 25(ב). תקנה 5 לתקנות שעות עבודה ומנוחה מפרטת מה נרשם בפנקס:
- שם פרטי, שם האב ושם המשפחה של העובד, מספר תעודת הזהות והכתובת
- תאריך תחילת העבודה, ובסוף גם תאריך סיום העבודה
- שעות העבודה ושעות המנוחה השבועית
- השעות הנוספות, הגמול ששולם עליהן והגמול על עבודה במנוחה השבועית
הפנקס נשמר במקום שבו העובד עובד (תקנה 5(ג)). סעיף 25(א1) לחוק מוסיף שתי דרישות לאופן הרישום:
- הרישום נעשה באופן שוטף וכולל את שעות העבודה בפועל, ולא שעות קבועות שמעתיקים מחודש לחודש.
- כשהרישום לא נעשה באמצעים מכניים, דיגיטליים או אלקטרוניים, העובד חותם עליו בכל יום, ומי שהמעסיק מינה לכך מאשר אותו בחתימה.
הטופס כאן מכסה את החלק החודשי: שם, תעודת זהות, שעות בכל יום, שעות נוספות וחתימות. את הכתובת, תאריך תחילת העבודה והגמול ששולם שומרים בתיק העובד ובתלושי השכר. החוק והתקנות לא קובעים כמה שנים לשמור את הפנקס. תביעה לשכר מתיישנת בדרך כלל אחרי 7 שנים (סעיף 5 לחוק ההתיישנות), ולכן כדאי לשמור את הדוחות החתומים לפחות 7 שנים.
שעות נוספות 125% ו-150%: איך מחשבים
שעות נוספות הן שעות שעוברות את יום העבודה או את שבוע העבודה (סעיף 1 לחוק). בחוק עצמו יום עבודה הוא עד 8 שעות ושבוע עבודה עד 45 (סעיפים 2 ו-3), וצו ההרחבה משנת 2018 קיצר את שבוע העבודה במגזר הפרטי ל-42 שעות. בפועל:
- בשבוע של 5 ימים: ארבעה ימים של 8.6 שעות ויום אחד מקוצר של 7.6 שעות.
- בשבוע של 6 ימים: עד 8 שעות ביום.
- ביום שלפני שבת או חג שהעובד לא עובד בו, ובעבודת לילה: עד 7 שעות (סעיף 2(ב)).
- על שתי השעות הנוספות הראשונות בכל יום משלמים לפחות 125% מהשכר הרגיל, ועל כל שעה אחריהן לפחות 150% (סעיף 16).
סופרים קודם את השעות הנוספות של כל יום, ואחר כך את השעות הרגילות שעוברות את 42 השעות בשבוע. כך הכלי מחשב: אין צורך לסמן איזה יום הוא היום המקוצר, כי השעה שעובד עבד מעבר ל-7.6 ביום הזה נתפסת בסף השבועי.
דוגמה: נובמבר 2026, שבוע של 5 ימים
עובד עובד בכל יום מ-08:00 עד 17:00, עם הפסקה של 30 דקות שלא נספרת: 8:30 שעות ביום. ביום רביעי, 11 בנובמבר, הוא נשאר עד 20:00. כך נראה השבוע הזה:
| יום | כניסה | יציאה | שעות | 125% | 150% |
|---|---|---|---|---|---|
| ראשון 8.11 | 08:00 | 17:00 | 8:30 | - | - |
| שני 9.11 | 08:00 | 17:00 | 8:30 | - | - |
| שלישי 10.11 | 08:00 | 17:00 | 8:30 | - | - |
| רביעי 11.11 | 08:00 | 20:00 | 11:30 | 2:00 | 0:54 |
| חמישי 12.11 | 08:00 | 17:00 | 8:30 | 0:36 | - |
- ביום רגיל העובד עבד 8:30 שעות, פחות מ-8.6 (8:36), ולכן אין שעות נוספות של אותו יום.
- ביום רביעי הוא עבד 11:30 שעות, 2:54 מעל 8:36. השעתיים הראשונות הן 125%, ו-54 הדקות שאחריהן הן 150%.
- בשבוע נצברו 42:36 שעות רגילות: ארבעה ימים של 8:30 ועוד 8:36 מיום רביעי. 36 הדקות שמעל 42 שעות נספרות כשעות נוספות של 125% ביום חמישי, היום שבו עבר הסף.
בכל נובמבר, עם אותן שעות בשאר הימים, העובד עבד 190:00 שעות ב-22 ימים: 185:00 שעות רגילות, 4:06 שעות של 125% ו-0:54 של 150%. בכל שבוע מלא אחר יש חצי שעה של 125%, כי חמישה ימים של 8:30 הם 42:30 שעות.
דוח שעות לעובד שעתי מול עובד במשרה
לעובד שעתי הדוח הוא הבסיס לשכר: משלמים לו על השעות שעבד בפועל, והשעות שעוברות את היום או את השבוע מקבלות 125% או 150% משכר השעה. בלי דוח מסודר אין דרך לבדוק את התלוש.
עובד במשכורת חודשית מקבל את אותה משכורת גם כשבחודש יש יותר או פחות ימי עבודה, אבל גם הוא זכאי לגמול על שעות נוספות. לפי סעיף 2.8 לצו ההרחבה, את שכר השעה מחשבים על בסיס של 182 שעות בחודש: משכורת של 9,100 ₪ היא 50 ₪ לשעה, שעה נוספת של 125% היא 62.50 ₪ ושל 150% היא 75 ₪.
משכורת ״כוללת״, שנקבע שהיא כבר מכסה את השעות הנוספות, נחשבת שכר רגיל בלבד, אלא אם נקבע אחרת בהסכם קיבוצי שאושר לעניין זה (סעיף 5 לחוק הגנת השכר). וכשתלוש השכר לא מפרט גמול שעות נוספות, ההנחה בתביעה היא שהשכר ששולם לא כולל אותו, אלא אם המעסיק מוכיח אחרת (סעיף 26ב(ג)). לכן גם לעובד במשרה כדאי לנהל דוח שעות מלא.
יש עובדים שהחוק לא חל עליהם, למשל בתפקידי הנהלה או בתפקידים שדורשים מידה מיוחדת של אמון אישי, ועובדים שהמעסיק לא יכול לפקח בכלל על שעות העבודה והמנוחה שלהם (סעיף 30(א) לחוק שעות עבודה ומנוחה).
למה דוח ידני מסוכן ואיך עוברים לשעון נוכחות דיגיטלי
לפי סעיף 26ב לחוק הגנת השכר, כשעובד תובע שכר על שעות שבמחלוקת והמעסיק לא מציג רישומי נוכחות מפנקס שעות העבודה, המעסיק צריך להוכיח שהעובד לא עבד בשעות האלה. בתביעה על שעות נוספות זה חל עד 15 שעות נוספות בשבוע או 60 בחודש. דוח שמולא בסוף החודש מהזיכרון, בלי חתימה יומית, לא עומד בדרישה לרישום שוטף, וקשה להישען עליו.
הבעיות הנפוצות בדוח על נייר:
- שוכחים לחתום בכל יום, וממלאים כמה ימים בבת אחת
- טעויות בחישוב של משמרות לילה, הפסקות ושעות נוספות
- מישהו מקליד כל חודש את השעות מהדפים לתוכנת השכר
- דפים הולכים לאיבוד, ואין עותק כשצריך להציג אותם
שעון נוכחות דיגיטלי פותר את רוב אלה. העובד מחתים כניסה ויציאה מהטלפון או ממסוף, הרישום נשמר לבד, ולכן אין צורך בחתימה יומית (החובה בסעיף 25(א1)(2) חלה רק על רישום שלא נעשה באמצעים דיגיטליים או אלקטרוניים). המערכת מחשבת שעות נוספות לפי הספים שלכם, מתריעה כשמישהו שכח להחתים יציאה ומעבירה את הסיכום לתוכנת השכר בלי הקלדה. כדאי לעבור כשיש יותר מכמה עובדים, משמרות או עבודה בשטח.
מקורות
- חוק שעות עבודה ומנוחה, התשי״א-1951: סעיפים 1, 2, 3, 16, 17, 20, 25 ו-30
- תקנות שעות עבודה ומנוחה, התשט״ו-1955: תקנה 5, הפרטים שנרשמים בפנקס ומקום החזקתו
- חוק הגנת השכר, התשי״ח-1958: סעיפים 5, 24 ו-26ב: איסור שכר כולל, תלוש שכר ונטל ההוכחה
- חוק ההתיישנות, התשי״ח-1958: סעיף 5, תקופת ההתיישנות
- צו הרחבה בדבר קיצור שבוע העבודה במשק (PDF): סעיפים 2.1, 2.2, 2.5 ו-2.8
- כל זכות: יום עבודה ושבוע עבודה: 8.6 ו-7.6 שעות בשבוע של 5 ימים, 8 שעות בשבוע של 6 ימים
- כל זכות: השעות הנוספות מחושבות תחילה לפי יום ואחר כך לפי שבוע: סדר החישוב
הנוסח נבדק מול לשון החוקים, התקנות והצו באוקטובר 2026. זה מידע כללי ולא ייעוץ משפטי. הסכם קיבוצי, צו הרחבה בענף או חוזה עבודה יכולים לקבוע הסדר אחר.
אנחנו בונים לעסקים שעון נוכחות דיגיטלי שמחובר לתוכנת השכר ומחשב שעות נוספות בלי הקלדה ידנית.
אוטומציה לעסקים